ในยุคนี้การติดต่อสื่อสารและประสานงานผ่านทางอีเมลนับว่าเป็นเรื่องสำคัญ เพราะเป็นช่องทางที่ติดต่อกันได้ง่ายและสามารถแนบไฟล์เอกสารต่าง ๆ ได้ด้วย รวมไปถึงการแชร์ข้อมูลให้กับผู้อื่นได้อย่างสะดวกสบาย ดังนั้นทุกคนควรจะรู้วิธีเขียนอีเมลที่ถูกต้อง มีความเป็นมืออาชีพและเป็นทางการ
วันนี้เรามี 12 สิ่งที่ควรทำตามหากคุณต้องการเขียนอีเมลในแบบ Professional!
1.ระบุหัวเรื่องให้ชัดเจน
ผู้คนส่วนมากเลือกที่จะเปิดอ่านอีเมลหรือไม่จากหัวเรื่องอีเมลที่ถูกส่งมา เพราะฉะนั้นคุณควรระบุให้ชัดเจนแน่ชัดว่าอีเมลนั้นมีเนื้อหาเกี่ยวกับอะไร
ตัวอย่างหัวเรื่องที่ดี เช่น “กำหนดการประชุม” “คำแนะนำสำหรับการทำวิจัย”
2.ใช้ที่อยู่อีเมลที่เหมาะสม
แน่นอนว่านั่นไม่เหมาะกับการติดต่องาน หากคุณต้องการติดต่อธุรกิจหรือประสานงานคุณควรมีอีเมลที่ดูเป็นทางการ และถ้าคุณทำงานให้กับบริษัทคุณควรใช้อีเมลสำหรับบริษัทโดยเฉพาะ
ตัวอย่างที่อยู่อีเมลที่ดี ควรใช้เป็นชื่อจริงของคุณ หรืออีเมลสำหรับบริษัทของคุณ
3.จัดลายเซ็นลงท้ายให้ดี
โดยทั่วไปในส่วนลายเซ็นลงท้ายอีเมลควรจะมีข้อมูล ชื่อเต็มของคุณ, ตำแหน่ง, ชื่อบริษัท, และช่องทางการติดต่อของคุณรวมถึงเบอร์โทรศัพท์เพื่อเป็นข้อมูลที่น่าเชื่อถือ แต่ไม่ควรใส่ข้อมูลเยอะมากเกินไป และควรใช้ขนาดตัวอักษร สีตัวอักษรแบบเดียวกับที่ใช้เขียนอีเมลด้วย
4.ใช้คำขึ้นต้นทักทายที่เหมาะสม
อย่าใช้คำภาษาพูดในการเริ่มต้นเขียนอีเมล คุณควรใช้ภาษาเขียนที่เป็นทางการสำหรับขึ้นต้นทักทาย ในส่วนนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญมากเพราะถือเป็นการให้เกียรติอีกฝ่ายและไม่ควรใช้ชื่อเล่น ควรใช้ชื่อจริงหรือชื่อบริษัทเท่านั้นในการสื่อสารทางอีเมล
5.ไม่ควรใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไป
เครื่องหมายอัศเจรีย์หรือเครื่องหมายตกใจนั้นไม่ควรมีในจดหมายมากนัก หากจะใส่ควรมีเพียงหนึ่งอันเพื่อสื่อถึงความรู้สึก เพราะใส่หลายอันมากไปจะทำให้รู้สึกว่าอีเมลที่คุณส่งนั้นเกี่ยวข้องกับอารมณ์จนเกินความจำเป็น
6.ระวังเรื่องมุกตลก
ในการเขียนอีเมลนั้น หากคุณต้องการเขียนเกี่ยวกับเรื่องตลกเพื่อเรียกเสียงหัวเราะหรือเพื่อเพิ่มความผ่อนคลายให้แก่ผู้รับ คุณควรตรวจสอบให้ดีว่าเรื่องนั้นถือว่าเป็นเรื่องตลกสำหรับอีกฝ่ายและจะไม่สร้างผลกระทบใด ๆ ให้กับมิตรภาพของพวกคุณทั้งคู่
7.เข้าใจในความแตกต่าง
หากคุณต้องเขียนอีเมลหรือตอบโต้กับผู้ที่มีความแตกต่างทางวัฒนธรรม ภาษา หรือสัญชาติ คุณต้องเข้าใจถึงความแตกต่างของพวกเขา เพราะเรื่องนี้ถือเป็นเรื่องละเอียดอ่อน ในบางครั้งอาจจะมีการเขียนและใช้คำศัพท์ที่ต่างกันและใช้ในอิริยาบถที่ต่างกัน คุณควรศึกษาให้ดีว่าสิ่งที่คุณจะเขียนในอีเมลนั้นไม่ถือเป็นคำหยาบคายต่ออีกฝ่าย
8.พยายามตอบกลับทุกอีเมล
การตอบกลับว่าคุณได้รับอีเมลหรือข้อความที่พวกเขาต้องการส่งถึงคุณนับว่าเป็นมารยาทที่ดี และในบางครั้งคุณอาจจะได้รับอีเมลที่ไม่ได้ตั้งใจจะส่งถึงคุณ แต่นั่นคุณควรจะตอบกลับไปเพื่อแจ้งเจ้าของอีเมลว่าเขากำลังส่งให้ผู้รับผิดคนอยู่
9.ตรวจเช็คคำผิดเสมอ
ทุกครั้งก่อนจะส่งอีเมลให้ใคร คุณควรตรวจสอบอีเมลก่อนส่งทุกครั้งประมาณ 2-3 รอบ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อความที่คุณตั้งใจจะสื่อสารนั้นถูกต้องและครบถ้วน เพราะหากคุณติดต่อประสานงานเรื่องสำคัญแล้วคุณลืมเช็คจนทำให้เกิดคำผิดหรือข้อผิดพลาดก็อาจจะทำให้คุณชวดงานสำคัญเลยก็เป็นได้
10.ใส่อีเมลผู้รับเป็นสิ่งสุดท้าย
เพราะหากคุณเผลอส่งเมลไปทั้งที่คุณยังไม่ตรวจสอบข้อมูลให้ดี หรือลืมแนบเอกสารรวมไปถึงรูปภาพอย่างที่คุณตั้งใจนั่นจะยิ่งเป็นปัญหาใหญ่ ดังนั้นสิ่งสุดท้ายที่คุณควรทำคือใส่ที่อยู่อีเมลที่คุณตั้งใจจะส่งหลักจากรีเช็คทุกอย่างให้ดีแล้ว
11.ตรวจสอบผู้รับให้ดี
เช็คให้แน่ใจว่าอีเมลที่คุณใส่นั้นถูกต้องและถูกคนที่คุณต้องการจะส่ง เพราะนั่นสามารถสร้างปัญหาใหญ่ให้กับคุณได้หากเมลที่คุณจะส่งนั้นมีเนื้อหาที่สำคัญและลับเฉพาะ
12.เลือกฟอนต์ที่เป็นมาตรฐาน
คุณไม่ควรไปปรับเปลี่ยนลักษณะตัวอักษรให้แฟนตาซีเกินไป ควรใช้แบบเรียบง่ายคลาสสิก รวมไปถึงขนาดตัวอักษรและสีตัวอักษร ควรใช้แบบที่อ่านง่ายและไม่ฉูดฉาด ไม่เล็กไปหรือใหญ่ไป
ขอบคุณข้อมูลจาก businessinsider
แปลโดย พรรษชล ทิทำ
